Il ne suffit pas de planter des caméras et des micros dans une salle et de présenter une activité à travers la webdiffusion ou la visioconférence pour réussir un évènement hybride. L’organisation et la planification d’une telle activité nécessitent une attention particulière sur les plans de la logistique, des technologies et du contenu présenté.
La technologie
WEBTV est en mesure de vous soutenir sur le plan technologique et en matière de connectivité Internet, l’un des principaux défis à relever pour réussir votre évènement hybride. Nous disposons de l’expertise pour mettre en place tant la plateforme de diffusion que les outils de clavardage et les diverses fonctionnalités interactives requises pour votre évènement. Nos solutions sont conçues pour s’adapter à l’envergure de vos évènements.
Un contenu attrayant
Le succès de votre activité passe aussi évidemment par le contenu que vous souhaitez livrer et les échanges que vous espérez stimuler. Des supports visuels attrayants, des présentations dynamiques, des extraits vidéos et des témoignages vont stimuler l’intérêt et favoriser l’engagement des participants.
Deux publics distincts
Gardez en tête les besoins et les attentes des deux publics et accordez une attention égale aux participants en personne et en ligne en créant une expérience équilibrée qui fournit des avantages et des opportunités d'interaction aux deux groupes.
Prenez note que les participants virtuels sont plus susceptibles de se distraire, de perdre l'intérêt ou de ne pas se sentir aussi impliqués. Pensez à maintenir leur engagement en prévoyant des fonctionnalités interactives qui encouragent la participation active et favorisent les échanges.
Gestion logistique
La gestion de la logistique des évènements hybrides est plus complexe. Elle nécessite une coordination soutenue notamment en ce qui a trait à la gestion des inscriptions, la coordination des horaires, la gestion des espaces physiques et virtuels, les besoins techniques, etc.
Je ne saurais trop insister sur l’importance de planifier minutieusement cet aspect et de communiquer clairement tous les détails de l’évènement aux participants sans lésiner sur les rappels pour éviter toute confusion.
Évaluation et suivi
Une fois l’évènement passé, une évaluation approfondie est de mise pour recueillir les commentaires des participants, mesurer les résultats obtenus et identifier les pistes d'amélioration pour vos futurs évènements.
Mise en valeur des contenus
Les évènements hybrides vous permettent de prolonger l'impact de vos communications au-delà de votre évènement. Vous pouvez pour ce faire publier les enregistrements de votre évènement ou certains extraits en ligne pour consultation par les participants ou pour atteindre un public continu après l'évènement.
À venir
Cette nouvelle façon de concevoir des activités qu’est l’hybride est certainement appelée à évoluer avec le temps à la faveur du développement des technologies de l’information et d’une intégration accrue de l’hybride dans l’évènementiel. D’ici là, ces quelques trucs devraient vous aider à planifier votre prochain évènement hybride.
Vous avez des questions ? N’hésitez pas à nous les poser.
Pour en savoir plus sur nos services, consultez la page Évènements hybrides.
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